Comment gérer vos invitations d'événements de façon efficace

Alors que vous préparez les invitations pour vos prochains partys de Noël, cocktails corporatifs, réunions d'affaires, séminaires, lancements de produit, inaugurations et anniversaires, vous vous interrogez soudainement sur l'efficacité de votre système d'envoi...auriez-vous oublié quelqu'un? Qui n'a pas répondu à votre invitation? Combien de personnes seront véritablement présentes? Quel que soit le type de votre événement, de petite ou de  grande envergure, la gestion des invitations de vos convives est primordiale pour prévoir judicieusement et faciliter considérablement l'organisation de votre événement. Grâce à la mise en place d'un système simplifié de gestion d'invitations, la liste de vos invités sera toujours maintenue à jour et vous serez ainsi en mesure de communiquer les chiffres clés à vos fournisseurs tout au long des étapes de l'organisation de l'événement.

L'indispensable formulaire

Pour avoir un aperçu global des acceptations et des refus d'invitations de vos convives, il vous est essentiel de mettre sur pied un formulaire d'invitation personnalisé pour connaître les retombées exactes de votre campagne. En concoctant un formulaire d'inscription unique à votre événement, vous serez en mesure de collecter en temps réel les réponses de tous les invités ciblés en plus d'identifier immédiatement les personnes à relancer. Ainsi, vous pourrez suivre le chemin parcouru par votre formulaire grâce aux clics générés par les utilisateurs et enregistrés sur votre ordinateur. De cette manière, vous pourrez bâtir un registre qui comptabilisera toutes les réponses de vos invités afin d'identifier le nombre exact de personnes qui assisteront à votre événement et le tout, en un seul endroit.

La création d'une page web visuellement attrayante

Afin de solliciter des participants à assister à votre événement, il est fortement recommandé de créer une page web pour faire la promotion de votre colloque. Grâce à la création de ce site web, vous pourrez y détailler toutes les informations pratiques reliées à l'événement en plus de gérer la billetterie et d'assurer le suivi des inscriptions. De cette façon, le site web deviendra un point de référence pour les invités et propulsera du même coup la notoriété de votre événement. Finalement, insérez-y de belles photos professionnelles qui représentent bien votre colloque; vous en verrez son taux d'inscription augmenté!

Un système d'envoi de courriel perspicace

Alors que vous avez choisi l'intermédiaire d'invitation par excellence de l'ère numérique - le courriel - qui vous permet de personnaliser chaque message selon le destinataire, vous devez mettre en place un système d'envoi qui capte la réceptivité des invités. Ainsi, instaurez un système qui vous permet de relancer les convives qui n'auraient pas ouvert le courriel ou qui n'auraient pas encore cliqué sur le lien d'inscription. Cette action est essentielle afin d'assurer un suivi rigoureux de vos invitations et de faire un rappel auprès des invités qui tardent à répondre. Fait important à noter: assurez-vous que le lien qui invite les destinataires à s'inscrire via votre page web soit bien visible et surtout, fonctionnel.