3 trucs pour une meilleure gestion de vos événements

Votre compagnie est-elle amenée à organiser un ou plusieurs événements de qualité par année, que ce soit pour rassembler une dizaine ou encore une centaine d’invités ? Que le colloque soit de petite ou de grande envergure, l’organisation d’événement requiert une gestion hors pair qui ne se planifie pas du jour au lendemain. Alors que les rassemblements ont pour objectif d’informer, de plaire et de surprendre les convives, ils ont un impact considérable sur la réputation de votre entreprise et leur bon déroulement est crucial pour conserver votre image de marque. Ainsi, notre agence vous partage 3 de nos plus brillantes astuces pour vous assurer une meilleure gestion d’événements afin que ceux-ci se déroulent tout comme sur des roulettes.

La communication, c'est la clé !

Si votre entreprise décide de faire cavalier seul dans la gestion de votre événement pour le côté pratique ou pour restreindre les dépenses, il est important de former un comité de personnes ressources pour vous appuyer tout au long de l’organisation de la réunion. Assistant de production, coordinateur d’événement, designer événementiel, rédacteur, traiteur, société de location d’équipement, photographe, vidéastes, prestataires externes; toutes ces personnes ont un rôle clé à jouer dans la réalisation de votre événement afin que rien ne soit laissé au hasard. La clé de la réussite à une excellente coordination ? La communication. Afin que toute cette équipe puisse faire son travail sans ambiguïté, il est crucial qu’une liste de contacts soit mise sur pied pour ensuite la distribuer à chacun des intervenants. Cela évitera les malentendus et surtout, les mauvaises surprises.

Créer votre plan de salle avant tout

En parallèle avec le développement de relations professionnelles entre les membres de l’équipe soigneusement sélectionnés, vous devez faire votre choix d’une salle événementielle qui correspond à vos exigences spécifiques. Une pièce bien proportionnée, stratégiquement située et adéquate pour les installations requises est primordiale pour assurer un déroulement sans anicroche. En premier lieu, établissez une liste de tous vos besoins logistiques puis tentez de créer votre plan de salle avec les tables, les services alimentaires, la régie technique et toutes autres installations requises. Cette bible de l’aménagement, mise à la disposition de toute votre équipe, vous sera très utile lorsque vous en viendrez à prendre des décisions adaptées à la minutieuse organisation de votre événement pour en plus, être bien certains de n’avoir rien oublié.

Plan de coordination

Un autre outil indispensable à la gestion optimale de votre événement est le plan de coordination. Puisqu’il ne faut jamais sous-estimer le pouvoir d’un plan d’action coordonné à la minute près, les organisateurs bien outillés seront en mesure de prévenir les imprévus et de réagir rapidement aux scénarios inattendus. Le plan de coordination vous permettra de préparer votre troupe à toute éventualité en plus de les guider vers les objectifs à atteindre dans un temps précis. Il est également recommandé d’organiser une réunion de production avec tous les acteurs impliqués afin de réviser le plan de coordination et d’adresser les derniers détails. Effectuez une répétition pour tester chaque aspect de la logistique afin d’optimiser chaque service offert et de mettre sur pied un plan B, C et D, au besoin.

Couronnez de succès votre événement grâce à un comité de personnes ressources fiables, un plan de salle précis et un plan de coordination ficelé au détail près. Pour l’organisation d’un événement en toute quiétude, faites appel à une agence spécialisée dans la gestion d’événement qui saura orchestrer magistralement votre colloque grâce à leur expertise et à leurs nombreux contacts qui vous sauveront du stress et quelques précieuses heures !

Sophie Laflamme