L'importance de bien établir son budget pour un événement

Les finances n'ont jamais été votre point fort, mais vous êtes fin prêt à vous y attarder pour exceller dans votre profession? En tant qu'organisateur d'événement, nous n'avons nul autre choix que de nous soumettre à la délicate tâche de calculer un budget réaliste afin de prévoir les nombreux coûts associés à la planification événementielle. L'essentiel, c'est de parvenir à un juste équilibre entre la création d'un événement correspondant aux besoins du client et un légitime retour sur investissement. Nous verrons dans ce billet comment bien élaborer votre budget.

Fixez le budget avec votre client

La première rencontre avec votre client est l'occasion idéale d'en apprendre davantage sur ses besoins, ses exigences et ses attentes à combler quant à l'événement qu'il choisit de vous confier. Puisque le budget est probablement l'aspect que les clients redoutent le plus, il vous faut demeurer très honnête et transparent quant aux contraintes et aux possibilités offertes par ce montant d'argent. Ainsi, bâtissez votre relation client sur la confiance en passant en revue la liste de tous les coûts reliés à l'organisation. Mentionnez-lui les aspects prioritaires et n'hésitez pas à l'informer sur de potentielles mesures à prendre pour faire quelques économies; il vous en sera reconnaissant et vous fera instantanément confiance. Ainsi, une fois tous les éléments rassemblés, fixez le budget avec votre client en vous assurant de l'aviser de tout changement dans les prévisions.   

Prévoyez pour ne pas dépasser

Alors que tous souhaits peuvent être exaucés dans une planification événementielle, il est important de confirmer le montant du budget avec votre client alors que cette somme dictera les décisions que vous prendrez au fil de l’organisation. Ainsi, grâce à ce chiffre défini, vous pourrez assurer un suivi des dépenses et amortir les mauvaises surprises. Le mot d'ordre quant au budget est prévoyance, car il n'en revient qu'à vous de gérer les attentes du client tout en ne négligeant aucune catégorie! Pour ce faire, soyez rigoureux dans votre répartition du budget et portez une grande attention aux détails afin d'anticiper les imprévus budgétaires. Nous vous recommandons d'inscrire toutes les dépenses dans des tableaux de coûts qui formeront un poste budgétaire global; vous pourrez ainsi vous y référez à chaque étape de l'organisation.

Respect du budget

Grâce à une série d'outils, tels des tableaux ou des applications vous aidant à gérer les finances, vous faciliterez le processus d'une gestion de  budget adéquate qui limitera les excès ou pire, les oublis. Alors que le respect du budget dictera votre réputation auprès de votre client, il est important de faire un suivi draconien auprès de votre comité organisateur afin de contrôler toutes les dépenses liées à l'organisation. De plus, en guise d'exemple, notre agence garantit le respect du budget lorsque nous le soumettons à un client basé sur un concept prédéfini. Aucune contingence n'est rajoutée; en d'autres mots, nous prévoyons les surprises et les imprévus sans jamais demander d'ajustement de budget au client (mis à part si c'est ce dernier qui souhaite y apporter des changements). C'est à ce point qu'il faut maîtriser vos finances lorsque vous êtes responsable de l'organisation d'un événement.

La création d'un budget est sans aucun doute l'aspect le plus important à privilégier dans la planification d'un événement. Passez votre budget sous la loupe; c'est votre client qui vous en sera reconnaissant.

Sophie Laflamme