Les 5 grands talents d’un planificateur
Voici les 5 qualités essentielles à avoir pour être un planificateur d'événement :
Être organisé
Pour mettre à terme un projet événementiel, il est primordial d’être organisé et assidu dans son travail. Vous et vos collègues devez faire preuve d’une certaine rigueur. Pour aider au bon déroulement de vos projets, mettez-vous des échéanciers et respectez-les à la lettre! De plus, il est conseillé d’utiliser des bons outils de communication interne. Inscrivez votre compagnie à un logiciel de gestion de projet, tels que Asana ou Wrike. Également, n’oubliez pas de déléguer les différentes tâches en les partageant parmi les membres de votre équipe. Si vous décidez de vous séparer les différentes étapes du projet, il est primordial de vous assurer de l’uniformité de votre travail et de vous synchroniser en organisant des rencontres d’équipe.
S’adapter efficacement aux problèmes
Malgré votre travail minutieux et votre organisation hors pair, la planification d’événements peut comporter certaines surprises… Vos partenaires de travail et vous devez toujours avoir un plan B et C en tête. Lorsqu’un imprévu se produit, prenez une bonne respiration, pensez Solution et ne dramatisez pas la situation! Il pourrait être utile de faire des mises en situation avant la date de dénouement. Vous pouvez faire une version bêta de la soirée, ceci vous permettra de remarquer certains éléments restés oubliés ou de tenter prévoir à l’avance l’imprévisible!
ÊTRE STRATÉGIQUE
Être positif, pertinent, innovant et percutant, sont des éléments fondamentaux pour le succès d’une stratégie événementielle! Il faut que les objectifs soient au coeur de votre stratégie. La stratégie doit également refléter les valeurs de l’entreprise ou de la marque.Il faut aussi bien définir votre public cible. Il faut donc avoir tout ceci en tête lorsque vous préparez votre stratégie et lorsque vous créez le concept de votre événement.
Être créatif
Pour être un bon planificateur d’événement, il faut être en perpétuelle quête d’idée. Il est conseillé de naviguer régulièrement sur des sites tendance, tels que Pinterest, Instagram, ou BizBash car rester à l’affut des nouvelles tendances est primordial dans votre travail. Vous devez connaitre les besoins des clients et trouver un moyen original de les satisfaire. Gardez en tête que vous désirez organiser des moments mémorables. Faites des remue-méninges réguliers avec votre équipe, car ensemble vous pourrez trouver plusieurs idées sensationnelles! Ne perdez pas en tête que votre but est d’épater la galerie, alors mettez en plein la vue. Important, misez sur les émotions et les sens et gardez toujours les yeux grands ouverts à tout ce qui vous entoure, les idées sont partout!
Avoir le souci du détail
Dans le domaine événementiel, il peut être très difficile de prévoir une situation malencontreuse. Pour prévenir des accidents, il est primordial de ne rien laisser au hasard. Avant la date fatidique, vérifiez plusieurs fois chaque élément de la soirée. Soyez minutieux lors de votre planification. Malgré les échéances serrées à laquelle vous devez créer un projet, prenez votre temps pour bien faire les choses. Il est conseillé de dialoguer régulièrement avec tous les acteurs du projet, dans le but de s’assurer qu’ils possèdent tous les outils nécessaires à la réalisation de celui-ci. Vous deviendrez ainsi une personne-ressource pour les membres de votre équipe et ils seront plus ouverts à vous partager leurs opinions pour faire avancer le projet. Il serait judicieux de discuter avec le client de façon régulière avant la date d’échéance de votre événement et de vous assurer que ce dernier soit satisfait de vos idées, propositions et solutions. En agissant ainsi, il aura davantage confiance en vos compétences et n’aura aucune crainte face à l’événement à venir. Le souci du détail est primordial pour réussir en événementiel. Vous devez avoir cette qualité en vous. Chaque petite chose compte et fera la différence. La réussite d’un événement est dans les détails. C’est ces derniers qui feront toute la différence!
Comme mentionné précédemment, il est important de s’entourer de personnes d’expériences. Les membres de votre équipe doivent avoir les 5 qualités mentionnées dans cet article. Faites attention de bien choisir vos partenaires. Allez-y, lancez-vous! Vous avez maintenant les outils nécessaires à la réalisation d’un événement mémorable.
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Rédigé par : Géraldine Saucier
