Optimiser l'organisation avant et pendant l'événement grâce au «Cloud»

La gestion événementielle parait une tâche simple, mais sa réussite relève d'une équipe minutieuse, rigoureuse et extrêmement organisée! Grâce à l'arrivée des nouvelles technologies numériques, il est dorénavant plus facile pour les professionnels de l'événementiel de simplifier leur gestion logistique quotidienne et d'assurer le suivi des nombreuses étapes impliquées dans l'organisation d'événements. Découvrons les logiciels informatiques et les outils hautement performants qui s'inscrivent désormais dans l'ère du temps pour vous aider à optimiser la gestion de vos événements, qui peut s'avérer parfois chaotique si l'on est mal ou peu outillé.

Les avantages du «Cloud»

Le «Cloud», communément appelé «le nuage» chez nous, est une technologie gratuite qui permet le stockage de données sur des serveurs externes et qui vous donnent accès à des fichiers depuis n'importe où, depuis n'importe quel appareil informatique (ordinateur, tablette, téléphone intelligent, etc). Ainsi, cette virtualisation des ressources offre la possibilité aux entreprises de gérer une infrastructure complète sans attache à un réseau local, puisque toutes leurs données privées sont désormais accessibles à distance par le biais d'Internet. De cette manière, le «Cloud» répond à la grande mobilité des utilisateurs et permet d'optimiser drastiquement, dans notre cas, la rapidité du déploiement d'un événement et de ses suivis importants.

Avant l'événement

L'utilisation d'une plateforme d'organisation d'événement est essentielle si l'on veut miser sur l'efficacité et l'agilité. Lors des préparatifs de l'événement, il est primordial de développer des plans d'échéancier précis pour tous les intervenants. En effet, ces plans seront le guide ultime qui vous permettra d'arriver à échéance avec les délais imposés par le client. Grâce à l'utilisation du «Cloud», votre guide sera toujours à jour selon les étapes actualisées au fur et à mesure par votre équipe. De plus, vous aurez accès à une seule et bonne version de ce guide en tout temps afin d'assurer une bonne gestion logistique en amont. Chez NESSS, nous utilisons Instagantt, un outil d'organisation complet qui allie clarté et productivité.

Pendant l'événement

Le jour J finalement arrivé, vous pourrez bénéficiez de l'accès mobile de votre plan de coordination détaillé et d'une mise à jour continuelle. Ainsi, vous serez en mesure de faire des changements de dernière minute le jour même sans toujours avoir à réimprimer le plan. Tous les intervenants seront donc à l'affût des étapes qu'il reste à accomplir pour arriver à temps avant le commencement de l'événement.  De cette manière, le «Cloud» est l'outil informatique le plus performant pour permettre à toute agence spécialisée dans l'organisation d'événements d'être à jour dans chaque étape nécessaire à un déploiement événementiel efficace et réussi.