Organisateur d’événement : Astuces pour gérer votre stress

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Ce domaine rempli d’échéanciers stricts, de revirements de situation et d’appréhension est très stressant. En tant qu’organisateur, vous travaillez en permanence sous le regard de vos clients, dans le but de satisfaire les spectateurs de la soirée. Beaucoup de responsabilités reposent sur vos épaules, voici donc quelques trucs qui vous aideront à gérer vos inquiétudes, dans le but de créer une soirée mémorable.

Lâchez prise

Malgré vos horaires chargés, il est important de lâcher prise et de penser à votre santé mentale. Vous relaxer sera bénéfique pour vos habiletés de travail, ceci vous permettra d’augmenter votre concentration et donc d’être plus efficace. Voici quelques trucs qui vous permettront de faire tomber la pression.

Lorsqu’une situation stressante se produit dans votre compagnie, avant de prendre une décision drastique, prenez des respirations lentes. Tentez d’oublier vos tracas quelques instants et pensez à votre souffle. Des applications cellulaires telles que : Insight TimerFréquence cardiaque ou Calm peut vous être très utile, car elles vous permettent de faire de brève méditation sur le pouce.

De plus, faites du sport régulièrement, prenez de l’air frais et mangez sainement, ne paniquez pas et misez sur les détails qui rendront la soirée inoubliable. Quelques jours avant la date fatidique, pratiquez la pensée positive : fermez vos yeux et imaginez votre soirée sans accros.

N’oubliez pas : il est impossible de tout contrôler et parfois des situations peuvent vous échapper. Tentez donc de relativiser les situations et voyez les imprévus comme des défis! Certains petits détails sont hors de votre contrôle, alors ne vous inquiétez pas trop et pensez à une solution.

Prévenez l’imprévisible

Si vous appréhendez une soirée que vous organisez, il serait bien de prévenir les mauvaises surprises, ceci vous permettra de diminuer votre anxiété. Pour ce faire, plusieurs moyens s’offrent à vous :

Premièrement, vous pouvez faire un remue-méninge et faire une liste des situations malencontreuses qui pourraient survenir lors de l’évènement. Ceci vous permettra de devancer le problème et d’y trouver une solution avant même qu’il se produise. Ne laissez rien au hasard, avant l’événement pensez à différents plans B.

Deuxièmement, soyez minutieux dans vos choix et entourez-vous de partenaires de confiance. Évitez les ennuis en engageant des associés qui seront à vos côtés durant la soirée et qui ne se désisteront pas à la dernière minute.

Organisez bien votre horaire : soyez réaliste et déléguez

Avant de vous lancer dans la création d’un échéancier serré, pensez à toutes les tâches qui doivent être effectuées pour la réalisation de la soirée. Puis, faites la liste des différents rôles et mandatez un membre de votre équipe pour chaque point de cette liste. Vous deviendrez donc la personne-ressource. Assurez-vous que les membres de votre équipe comprennent les échéanciers et que vous leur donnez un laps de temps réaliste pour la conception de leur travail. En tant que planificateur, vous en avez déjà beaucoup sur vos épaules, aidez-vous d’une équipe efficace. Dans votre échéancier, soyez certain de vous garder une période pour les imprévus. Prenez-vous à l’avance et ne gardez rien pour la dernière minute.

Assurez-vous de garder une bonne communication

En tant que directeur, vous êtes le lien direct entre votre équipe et vos clients. Il est primordial de garder un contact constant avec votre client. Faites-lui part des développements, et montrez-lui que vous avez la situation en main. Ceci permettra de rassurer le client et de diminuer la pression qu’il met sur vos épaules.

De plus, vous devez créer une atmosphère d’écoute et d’entraide entre vos employés et vous. Rassurez-les et faites-leur comprendre que vous êtes là pour les aider. De ce fait, si un ennui survient dans le boulot d’un de vos adjoints, il viendra vers vous.  Ceci vous permettra de régler le problème en équipe et rapidement.

Pour vous aider à améliorer la communication interne, il serait primordial d’utiliser des plateformes technologiques. Plusieurs logiciels de gestion de projets, tels qu’ASANA et GOOGLE DOC sont à votre disposition et ceci gratuitement ou à peu de frais. Grâce à ces derniers, vous sauverez du temps, le projet sera davantage compris et vous diminuerez le stress de tous les membres de votre équipe.

Si vous êtes de nature  anxieuse, peut-être que ce domaine n’est pas le meilleur pour votre tempérament. De ce fait, le site CareerCast.com affirme que le métier d’organisateur d’événement est l’un des emplois les plus stressants. Par contre, si tel est votre cas vous pouvez toujours vous inscrire à un cours de méditation ou de yoga, pour vous aider à gérer ces émotions.

Pour les autres, faites de votre mieux et n’oubliez pas votre santé. Bonne chance!

Rédigé par : Géraldine Saucier