Les étapes à suivre pour réussir votre plan de commandite
Vous êtes en plein dans les préparatifs pour votre prochain événement et vous avez besoin de trouver de nouvelles façons pour le financer? Vous pouvez facilement trouver des commanditaires qui pourront vous aider. Ces derniers pourront vous offrir un soutien monétaire, vous fournir du matériel ou vous proposer leurs services.
Cette entente doit être vue comme un partenariat qui offrira de la visibilité à vos commanditaires tout en vous aidant directement dans la concrétisation de votre événement. Lors de votre choix de commanditaire, il est primordial d’approcher des collaborateurs qui possèdent le même public cible que vous.
Qu’est-ce qu’un plan de commandite et quelle est son utilité?
Le plan de commandite est un document qui doit attirer l’attention du futur partenaire. Cet outil doit être concis et il doit permettre à vos futurs partenaires de comprendre rapidement le concept de votre événement, de connaître la programmation prévue, d’en apprendre davantage sur votre clientèle cible et de visualiser votre plan de communication.
Tous ces éléments présentés dans votre documentation permettront à vos futurs commanditaires de comprendre la valeur de la visibilité que vous leur offrez et les aideront grandement à faire un choix éclairé.
Quel est votre but lors de la rédaction de votre plan?
En tant qu’organisateur d’événement, vous aurez certainement besoin de commanditaires. Il est donc primordial pour vous de mettre sur pied un plan concis et clair. Votre but est d’attirer l’attention de votre lecteur rapidement. Vous devez y insérer des photos, comme, à titre d’exemple, votre mood board d’inspirations ainsi que des couleurs attrayantes!
Votre but est de vendre votre événement. Vous pouvez donc montrer les éléments originaux et atypiques qui y seront présentés. Vous devez utiliser cette documentation pour expliquer toutes les raisons qui donneront le goût à un futur commanditaire de travailler avec vous. Énumérez de façon unique en quoi votre événement sera bénéfique pour eux.
Gardez en tête que votre but principal est que des commanditaires veuillent s’associer à vous!
Comment faire pour attirer l’attention d’un partenaire?
La création de ce type de document peut sembler être une tâche hasardeuse. Toutefois, si vous gardez en tête les points suivants, votre plan de commandite comportera tous les éléments essentiels pour capter l’attention de partenaires.
1. Résumé de l’événement
Premièrement, vous devez indiquer en une seule page tous les éléments principaux entourant votre événement.
Gardez en tête ces quatre points suivants : QUOI, QUI, OÙ et QUAND.
En un coup d’œil, le lecteur doit comprendre les grandes lignes de votre soirée. Vous pouvez indiquer à cet endroit le public cible, le nombre de personnes attendues et une phrase expliquant en quoi votre événement se différencie et se démarque des autres du même genre.
2. Le concept
Dans cette section, vous devez expliquer plus amplement les grandes lignes de votre événement et décrire de manière simple et efficace votre concept. Il serait très important d’énumérer les raisons démontrant la pertinence et le but de votre événement en misant sur l’originalité de celui-ci.
Le lecteur doit comprendre en quoi votre proposition se démarque de ses concurrents.
Vous devez également expliquer brièvement les différents volets et activités qui y seront présentés.
3. La programmation et l’énumération des conférenciers
Comme mentionné plus haut, le plan de commandite permet de donner une vision d’ensemble de votre événement à vos partenaires potentiels. Ce document doit expliquer en quoi le tout consiste. Si votre soirée convie des conférenciers de renoms ou des célébrités, il est primordial de les mentionner dans cette section. Ceci démontrera la pertinence et le sérieux de votre concept et offrira un sentiment de confiance aux commanditaires. Cette section doit comprendre l’horaire de votre événement afin d’offrir une meilleure compréhension de votre offre.
4.Clientèle cible et plan de communication
Cette portion du document doit contenir un diagramme comprenant une courte description des différents publics cibles qui seront touchés par votre événement. Notez que votre clientèle potentielle doit être similaire à celle des commanditaires visés.
De plus, vous devez y intégrer votre plan de communication. Celui-ci doit être bref. Il doit contenir l’énumération des plateformes utilisées pour faire la promotion de votre événement (blogue, site internet, conférencier, médias sociaux, etc.).
Pensez à faire une courte description qui indique comment vous utiliserez chacune de ces plateformes.
5.Présentation de votre organisation
Pensez à faire une courte description de votre organisation. Les commanditaires veulent savoir que vous êtes des organisateurs sérieux!
Parlez donc de vos réussites passées, n’ayez pas peur de vous vendre!
6.Description du programme de commandite
Cette section est primordiale, car elle vous permet de décrire votre offre. Vous devez énumérer les différents montants que vous demandez, la valeur monétaire de la publicité que vous leur offrez et les différents services dont vous aurez besoin.
Cette partie doit être très vendeuse et convaincante!
7.Autres éléments
Certaines composantes de votre événement ne doivent pas être mises de côté. Pensez à insérer des photos de votre mood board d’inspirations et parlez de l’emplacement où aura lieu l’événement.
Bonne réussite et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide dans la rédaction de votre plan de commandite. Il nous fera plaisir de vous aider!
article présenté par :
Rédigé par : Géraldine Saucier