Comment faire un bon post-mortem après une activation de commandites
En organisation événementielle, il est d'une importance capitale de procéder à un examen rétrospectif de votre événement afin d'en souligner ses points forts et d'en améliorer ses faiblesses. Réalisée lorsque le projet vient tout juste de s’achever, l'étape du post-mortem est l'occasion idéale de mesurer le succès de votre événement afin de perfectionner votre bible de choses à faire et à ne pas faire pour une gestion de projet réussie. Le post-mortem est d'autant plus crucial lorsque vous souhaitez évaluer les résultats d'une commandite, alors que les indicateurs de performance vous permettront d'ajuster et d'adapter les partenariats selon les objectifs fixés. Voici quelques éléments clés pour maîtriser l'art du post-mortem!
Comment s'y prendre
La première étape du post-mortem est de choisir l'endroit où vous inscrirez tous les points observés, autant positifs que négatifs; feuille de papier, bloc-notes, cartable, téléphone intelligent, iPad, ordinateur portable, etc. L'important, c'est que tous les éléments à noter soient rassemblés sous un même espace afin d'en faire votre référence, liste que vous trimballerez impérativement avec vous événement après événement. Lors de l'organisation du projet, après chaque rencontre avec le comité organisateur, notez tous les aspects qui ont fait de ces réunions un succès et tous ceux qui ont nui à leur efficacité. Pendant l'événement, alors même que vous gérez les derniers éléments de l'organisation, prenez le temps d'observer et d'inscrire ce qui sera à reproduire ou à bannir. Finalement, à l'étape du post-mortem, concluez votre liste avec les derniers détails; ainsi, vous aurez déjà compilé un répertoire de bons et de mauvais coups sans n'avoir rien oublié. Lors de vos futurs événements, cette liste deviendra votre bible afin d'agir quant aux erreurs à ne plus reproduire et vous parviendrez ainsi à bâtir votre mémoire stratégique en tant qu'organisateur d'événements.
Des solutions à profusion
Grâce à l'énumération des éléments à répéter et à éviter, vous serez en mesure de trouver des solutions aux problèmes rencontrés. Une fois votre liste complétée, interrogez votre comité organisateur sur ce qu'ils ont apprécié de l'organisation et sur les améliorations à apporter, puis procédez tous ensemble à un remue-méninges de solutions à inclure pour l’organisation du prochain événement. Rassemblez également les commanditaires visés afin d'effectuer un suivi des problèmes rencontrés. En vous renseignant sur l'expérience vécue des partenaires pendant votre événement, vous démontrez votre intérêt à prendre en considération leurs commentaires qui seront bénéfiques à votre réussite. Pour obtenir des solutions durables afin de faire de vos événements un gage de succès, développez un système de suivi afin d'assurer la gestion irréprochable de chaque projet entrepris.
Fixez-vous des objectifs quant aux activations de commandites
Lorsqu'un commanditaire vous attribue sa confiance pour faire proliférer sa visibilité, il est important de déterminer au préalable des objectifs à atteindre afin d'en mesurer les résultats lors du post-mortem. En effet, basé sur des statistiques récoltées à la suite de votre événement, il sera plus facile de prouver aux commanditaires ce que leurs investissements ont rapporté et ils seront davantage tentés à répéter leur partenariat avec votre agence. Ainsi, en leur offrant un portrait précis des résultats obtenus suite au post-mortem, vous serez en mesure de négocier avec ces derniers et d'adapter votre programme de commandites selon vos besoins communs.
Bref, prenez le temps d'effectuer votre post-mortem, alors qu'il consiste en une étape capitale à la réussite de votre organisation d'événements; il vous permettra d'améliorer chaque gestion de projet et chaque activation de commandites.
